General Ledger Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuatnya

General ledger adalah istilah lain untuk buku besar dalam bidang akuntansi. Buku besar sendiri umumnya berisi catatan semua transaksi keuangan. Lalu, mengapa general ledger sangat dibutuhkan dalam menjalankan suatu bisnis? Apa saja fungsinya dan bagaimana cara membuatnya? Ketahui semua jawaban untuk pertanyaan tersebut dalam ulasan berikut ini.

Pengertian General Ledger 

Secara umum, general ledger adalah catatan yang berisi kompilasi setiap transaksi keuangan di sebuah perusahaan. Catatan akuntansi ini dibuat untuk memberikan entri yang kuat terhadap pembuatan laporan keuangan. Dengan adanya general ledger, Anda juga akan memiliki gambaran lebih besar terhadap kondisi finansial perusahaan, yang mencakup pendapatan, aset, pengeluaran, kerugian, dan keuntungan. 

Fungsi General Ledger

Adapun fungsi utama dari general ledger adalah sebagai berikut:

Menjadi bahan dalam penyusunan laporan keuangan

Salah satu fungsi utama dari general ledger adalah menyediakan bahan yang bisa dipakai dalam pembuatan berbagai jenis laporan keuangan. Pasalnya, buku besar berisi semua catatan transaksi keuangan yang pernah dilakukan perusahaan dalam periode waktu tertentu. Pun, dalam penghitungannya, setiap transaksi keuangan telah dicatat sesuai kategorinya masing-masing sehingga lebih mudah untuk dicek. Inilah mengapa, general ledger sering dijadikan rujukan dalam menyusun berbagai jenis laporan keuangan.  

Merupakan rujukan dalam mengecek rincian transaksi

Fungsi lain dari general ledger adalah mengetahui rincian setiap transaksi. Dalam buku besar, Anda akan menemukan catatan seluruh transaksi yang dilakukan perusahaan dalam periode tertentu. Di catatan itu, terdapat pula besaran nilai setiap transaksi dan kapan itu terjadi. Oleh karenanya, general ledger juga kerap dimanfaatkan sebagai rujukan dalam mengecek rincian transaksi tertentu. 

Sebagai contoh, sebuah perusahaan memiliki saldo pada periode keuangan berjalan sejumlah Rp2.000.000. Nilai dari saldo tersebut diperoleh dari selisih pendapatan sebesar Rp4000.000 dan pengeluaran Rp2000.000. Maka, untuk mengetahui pengeluaran sebesar Rp2000.000 tersebut berasal dari transaksi apa saja atau berapa jumlah transaksi yang dilakukan untuk sampai di angka itu, pemilik usaha bisa merujuknya langsung ke buku besar. 

Menjadi acuan dalam penyusunan laporan audit

Tidak kalah penting, fungsi utama dari general ledger adalah acuan dalam penyusunan laporan audit. Sebagaimana diketahui, proses audit yang dilakukan pihak eksternal kerap membuat pemilik usaha merasa was-was. Namun, apabila setiap transaksi dicatat secara urut dan rapi dalam buku besar, kekhawatiran semacam itu tentunya tidak akan terjadi. Itulah mengapa, perusahaan perlu memiliki general ledger untuk menjadikannya sebagai acuan dalam penyusunan laporan audit yang akurat. 

Baca juga: Pengertian dan Contoh Laporan Keuangan Sederhana

Merupakan tolok ukur dalam memantau kesehatan bisnis

Buku besar juga dapat menjadi tolok ukur dalam mengetahui seberapa baik pengembangan suatu bisnis. Karena dengan adanya general ledger, pemilik usaha dapat membandingkan catatan transaksi di setiap periode keuangan. Dari situ, Anda pun bisa mengetahui apakah pengembangan bisnis sudah sesuai dengan yang diinginkan. 

Cara Membuat General Ledger

Karena general ledger sangat penting bagi pengembangan suatu bisnis, pemilik usaha perlu memahami cara pembuatan catatan keuangan ini. Berikut adalah beberapa tahapan dalam membuat buku besar yang perlu diketahui.

Sesuaikan dengan bagan akun perusahaan Anda

Pada tahap pertama, Anda perlu membuat buku besar yang sesuai dengan bagan akun perusahaan.

Lanjutkan dengan membuat entri jurnal

Berikutnya, buat log detail transaksi atau entri jual untuk setiap transaksi yang terjadi. Format ini mencakup keterangan akun, tanggal, akun dan jumlah yang dikreditkan, akun dan jumlah yang didebitkan, dan deskripsi untuk masing-masing transaksi. 

Kategorikan transaksi sesuai akun yang relevan

Setelah itu, mulai kategorikan setiap transaksi sesuai akun yang relevan. Seperti misalnya, taruh transaksi di bawah akun penjualan, kas, dan lain sebagainya. 

Sediakan neraca percobaan

Untuk memastikan jumlah debit hasilnya sama dengan jumlah kredit, pembukuan Anda harus memiliki yang namanya neraca percobaan. Jadi, ketika jumlah yang didapat tidak sama, tim keuangan dapat ke jurnal dan mencari di mana letak kesalahan berada. Dengan begitu, Anda akan lebih mudah menyiapkan neraca saldo yang sesuai hasilnya. 

Transfer entri jurnal ke buku besar

Untuk mengecek tingkat validitas general ledger Anda, transfer entri jurnal ke buku besar. 

Jika Anda merasa kesulitan membuat buku besar perusahaan, memanfaatkan software akuntansi yang tersedia di pasaran saat ini juga bisa menjadi solusi yang efektif. 

Kembangkan Dana Sekaligus Berikan Kontribusi Untuk Ekonomi Nasional dengan Melakukan Pendanaan Untuk UKM Bersama Akseleran!

Bagi kamu yang ingin membantu mengembangkan usaha kecil dan menengah di Indonesia, P2P Lending dari Akseleran adalah tempatnya. Akseleran menawarkan kesempatan pengembangan dana yang optimal dengan bunga rata-rata hingga 10,5% per tahun dan menggunakan proteksi asuransi 99% dari pokok pinjaman. Tentunya, semua itu dapat kamu mulai hanya dengan Rp100 ribu saja.

Yuk! Gunakan kode promo BLOG100 saat mendaftar untuk memulai pengembangan dana awalmu bersama Akseleran. Untuk pertanyaan lebih lanjut dapat menghubungi Customer Service Akseleran di (021) 5091-6006 atau email ke [email protected].